AGENTUR-SPEZIALISTNote: 2,0

FastBillTest & Erfahrungen 2026

Der Spezialist für Agenturen und projektbasierte Abrechnung

4.5/5

Gegr. 2007Essen, Deutschland70.000+ NutzerStand: 2026-01-22

Preis ab

Ab 10,00€

pro Monat, 10% Rabatt bei Jahresabo

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FastBill im Überblick

FastBill gehört zu den Pionieren der deutschen Cloud-Rechnungssoftware und hat sich seit 2007 auf Agenturen, IT-Dienstleister und projektbasierte Unternehmen spezialisiert. Die Software verbindet Zeiterfassung mit automatisierter Projektabrechnung. Erfasste Arbeitsstunden lassen sich mit wenigen Klicks in fertige Rechnungen umwandeln.

GoBD-konformDSGVO-zertifiziertSSL-verschlüsselt

Unternehmensgeschichte

FastBill wurde 2007 in Essen als eine der ersten Cloud-Rechnungslösungen in Deutschland gegründet. Die Gründer Christian Manthey und René Maudrich bauten von Anfang an eine spezialisierte Lösung für projektbasierte Dienstleister. Der Fokus lag stets auf dem Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung, nicht auf einer Universallösung. Heute betreut das Unternehmen über 70.000 Kunden, vor allem aus der Agenturbranche.

Was FastBill besonders macht

1Zeiterfassung mit Live-Timer, Pausenfunktion und Browser-Extension
2Projekt-zu-Rechnung-Automatisierung spart bis zu 3 Stunden pro Woche
3Retainer-Management speziell für Agentur-Geschäftsmodelle entwickelt
4Detaillierte Profitabilitätsanalysen auf Projekt- und Kundenebene
5Kundenportal für transparente Projektkommunikation und Rechnungseinsicht

FastBill Preise & Tarife

Alle Tarife im Überblick - pro Monat, 10% Rabatt bei Jahresabo

Solo

10,00€/Monat

Basis-Funktionen
Rechnungen & Angebote
Zeiterfassung
1 Nutzer
Belegerfassung
E-Rechnungen

Plus

15,00€/Monat

Alles aus Solo
Erweiterte Funktionen
Banking
1 Nutzer
Mehr Vorlagen
Reports

Beliebtester Tarif

Pro

30,00€/Monat

Alles aus Plus
Automatischer Belegimport
Projektbudgets
3 Nutzer
Unbegrenzte Kunden
API-Zugang

Premium

59,00€/Monat

Alles aus Pro
Jahresabschluss & EÜR
Business-Auswertungen
5 Nutzer
Priority-Support
Erweiterte Integrationen

Funktionen im Detail

Alle wichtigen Features von FastBill auf einen Blick

⏱️Zeiterfassung & Projekte

Live-Timer mit Pausenfunktion
Projekt-Zeitbudgets
Stundensatz pro Mitarbeiter/Projekt
Tätigkeitsbeschreibungen
Zeitauswertungen grafisch
Überstunden-Tracking
Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeit
Projekt-Profitabilität

🏢Agentur-Features

Retainer-Management
Projekt-Kostenvoranschläge
Change-Request-Verwaltung
Freigabe-Workflows
Projekt-Meilensteine
Team-Auslastung
Kapazitätsplanung
Projekt-Templates

📄Abrechnung & Faktura

Automatische Zeitabrechnung
Sammelrechnungen
Teilrechnungen
Anzahlungen verwalten
Recurring Invoices
Rechnungen in Fremdsprachen
Zahlungserinnerungen automatisch
Online-Zahlung ermöglichen

🔗Integrationen

Toggl & Clockodo
Harvest & Memtime
Asana & Trello
Basecamp & Monday.com
Slack-Benachrichtigungen
Google Calendar Sync
Zapier-Integration
Webhooks für Entwickler

Integrationen & Schnittstellen

ClockodoMemtimeTogglHarvestBasecampAsanaTrelloMonday.comSlackGoogle CalendarZapierDATEV

FastBill: Vorteile & Nachteile

Vorteile

Beste Zeiterfassung mit Live-Timer und Stoppuhr
Direkte Projekt-zu-Rechnung-Workflows
Automatische Abrechnung von Projektzeiten
Individuelle Team- und Rechteverwaltung
Hervorragende API-Dokumentation
Kundenportal für Transparenz
Multi-Projekt-Management
Detaillierte Projekt-Reports
Integration mit Projektmanagement-Tools
Retainer-Verwaltung für Agenturen

Nachteile

Keine integrierte Lagerverwaltung
Preise über die Jahre deutlich gestiegen
Buchhaltungsfunktionen nur Basisumfang
Kein integriertes CRM-System
Support-Reaktionszeiten schwankend

So starten Sie mit FastBill

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg

14 Tage kostenlos testen

Registrieren Sie sich auf fastbill.com und erhalten Sie 14 Tage kostenlosen Zugang zu allen Funktionen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Projekte und Kunden anlegen

Erstellen Sie Ihre aktiven Projekte mit Budgets, Stundensätzen und Ansprechpartnern. FastBill bietet Projektvorlagen für wiederkehrende Auftragstypen.

Zeiterfassung einrichten

Installieren Sie die Browser-Extension und richten Sie Ihre bevorzugte Erfassungsmethode ein. Definieren Sie Tätigkeitskategorien und individuelle Stundensätze pro Projekt und Mitarbeiter.

Team einladen

Laden Sie Teammitglieder ein und vergeben Sie Berechtigungen: Wer darf Zeiten erfassen, wer darf Rechnungen erstellen, wer hat Zugriff auf Finanzdaten?

Erste Projektabrechnung erstellen

Wählen Sie ein Projekt mit erfassten Zeiten und erstellen Sie Ihre erste Rechnung. FastBill generiert automatisch eine detaillierte Leistungsaufstellung aus den Zeiteinträgen.

Automatisierungen konfigurieren

Richten Sie wiederkehrende Rechnungen für Retainer-Kunden ein, aktivieren Sie automatische Zahlungserinnerungen und verbinden Sie Ihr Bankkonto für den automatischen Zahlungsabgleich.

FastBill in der Praxis

Typische Anwendungsfälle und Zielgruppen

Digitalagenturen

Webentwickler, Designer und Marketingagenturen erfassen ihre Arbeitszeit pro Kundenprojekt und rechnen am Monatsende auf Knopfdruck ab. Die Retainer-Verwaltung deckt monatliche Stundenkontingente ab. Projektreports zeigen, welche Projekte profitabel sind und wo nachverhandelt werden sollte.

IT-Dienstleister und Berater

Consultants und IT-Freelancer nutzen den Live-Timer bei Kundenterminen und die Browser-Extension bei Remote-Arbeit. Die minutengenaue Abrechnung macht Aufwände für den Kunden nachvollziehbar. Über das Kundenportal sieht der Auftraggeber jederzeit den aktuellen Projektstand.

Architektur- und Ingenieurbüros

Planungsbüros mit verschiedenen Projektphasen nutzen die Meilenstein-Funktion und Teilrechnungen. Jede Leistungsphase wird separat erfasst und abgerechnet. Die Kapazitätsplanung hilft bei der Ressourcenverteilung über parallele Projekte.

Kreativagenturen mit Festpreisprojekten

Auch bei Festpreisprojekten lohnt sich die Zeiterfassung. Sie zeigt intern die tatsächlichen Kosten und hilft bei der Kalkulation zukünftiger Angebote. Der Vergleich zwischen geschätztem und tatsächlichem Aufwand verbessert die Projektschätzungen über die Zeit.

Empfohlene Zielgruppen

→Digital- und Werbeagenturen
→IT-Dienstleister und Softwareentwickler
→Unternehmensberater
→Architekten und Ingenieure
→Freelancer mit Stundensatz-Abrechnung

Systemanforderungen

→Moderner Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
→Stabile Internetverbindung für Timer-Sync
→Mobile Apps für iOS und Android
→Optional: Browser-Extension für Zeiterfassung
→Min. 2 GB RAM für flüssige Nutzung

Sicherheit & Support

Sicherheitsmerkmale

SSL-verschlüsselte Datenübertragung
Server in deutschen Rechenzentren
Regelmäßige Datensicherungen
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Passwort-Richtlinien konfigurierbar
GoBD-konforme Archivierung

Support-Optionen

✓

Telefon

Im Premium-Tarif, Mo-Fr 9-17 Uhr

✓

E-Mail

In allen Tarifen, Antwort binnen 24 Stunden

✓

Live-Chat

Während der Geschäftszeiten

✓

Wissensdatenbank

Hilfeartikel und Anleitungen

✓

API-Dokumentation

Technische Docs für Entwickler

Häufige Fragen zu FastBill

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei FastBill?

FastBill bietet mehrere Methoden zur Zeiterfassung: einen Live-Timer mit Start/Stopp-Funktion direkt im Browser oder in der mobilen App und eine Browser-Extension für kontextbezogenes Tracking. Zeiten lassen sich auch manuell nachtragen. Jeder Zeiteintrag wird einem Projekt und einer Tätigkeit zugeordnet. Am Ende eines Abrechnungszeitraums lassen sich die erfassten Zeiten mit wenigen Klicks in eine Rechnung umwandeln, wahlweise als detaillierte Auflistung oder als Pauschale.

Kann ich mit FastBill Retainer-Verträge verwalten?

Ja, FastBill bietet ein spezielles Retainer-Management. Sie definieren monatliche Stundenkontingente pro Kunde, die automatisch verfolgt werden. Überschreitungen werden dokumentiert und können separat abgerechnet werden. Am Monatsende zeigt FastBill, welche Retainer-Stunden verbraucht oder überschritten wurden. Das eignet sich besonders für Agenturen mit monatlichen Festpreiskontingenten.

Eignet sich FastBill auch für Freelancer?

Ja. Der Solo-Tarif ab 10€/Monat bietet Freelancern Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Belegverwaltung. Besonders Freelancer, die auf Stundenbasis arbeiten, profitieren von der automatischen Projektabrechnung. Für Soloselbstständige mit wenigen Kunden reduziert FastBill den Verwaltungsaufwand deutlich.

Wie detailliert sind die Projekt-Auswertungen?

FastBill liefert Projektanalysen zu Profitabilität pro Projekt und Kunde, Soll-Ist-Vergleiche bei Budgets, Team-Auslastung und Zeitverteilungen nach Tätigkeit. Damit lassen sich unprofitable Projekte frühzeitig erkennen und die Kapazitätsplanung verbessern. Die Daten lassen sich als PDF oder CSV exportieren.

Gibt es eine Anbindung an Projektmanagement-Tools?

Ja, FastBill integriert sich mit den gängigsten Projektmanagement-Tools: Asana, Trello, Basecamp, Monday.com und Jira. Über die Zapier-Integration lassen sich weitere Tools anbinden. Die Zeiterfassung kann direkt aus dem Projektmanagement-Tool heraus gestartet werden, sodass Aufgaben und Zeiteinträge automatisch verknüpft sind.

Was kostet das Kundenportal?

Das Kundenportal ist ab dem Pro-Tarif (30€/Monat) enthalten. Ihre Kunden erhalten einen eigenen Zugang, über den sie offene Rechnungen einsehen, Zahlungsstatus prüfen und Dokumente herunterladen können. Das Portal lässt sich an Ihr Corporate Design anpassen.

Unser Fazit zu FastBill

4.5/5

AGENTUR-SPEZIALIST

FastBill eignet sich für projektbasierte Dienstleister, die ihre Arbeitszeit minutengenau erfassen und direkt abrechnen wollen. Zeiterfassung und automatisierte Fakturierung sind eng verzahnt, das bietet kein anderer Anbieter in dieser Form. Die Preise sind über die Jahre gestiegen, die Zeitersparnis bei der Projektabrechnung gleicht das aber aus. Wer Produkte verkauft oder breite Buchhaltungsfunktionen braucht, findet bei Allround-Lösungen bessere Optionen.

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